Biure daug dokumentų? Sprendimų yra!

Biure daug dokumentų? Sprendimų yra!

Informacijos srautas kasdien, atrodo, tik auga. Tai pastebi ne tik paprasti gyventojai, bet ir įmonės. Natūralu, kad įvairių sutarčių, pasiūlymų, reglamentų, nuostatų ir kitokių dokumentų valdymas įmonėje kelia vis daugiau nerimo. Jis ir atima marias laiko, ir dažnai yra tiesiog neefektyvus. Laimei, jau seniai galima imtis priemonių, kurios išsprendžia gausybę problemų. Pateikiame kelis patarimus.

Mažinkite popierinių variantų kiekį

Gyvename 21 amžiuje, bet tuo neskuba mėgautis dar nemažai įmonių. Per dieną gaunate neaprėpiamą šūsnį dokumentų? Pasirūpinkite informaciją gauti ne fiziniu, o elektroniniu paštu ar per kitokią el. sistemą. Kuo tai naudinga? Tuo, kad el. informacijai peržiūrėti ir apdoroti reikia gerokai mažiau laiko ir pastangų.

Įsidiekite el. parašą

Šis patarimas susijęs su ankstesniuoju. El. parašo sistema – ypatingai naudinga, nes ji leidžia greitai patvirtinti įvairių tipų dokumentus. Tokiu atveju atsikratote brangių ir papildomų pastangų reikalaujančių fizinių antspaudų. Be to, dokumentus elektroniniu būdu galite pasirašyti bet kur ir bet kada – kad ir namuose ar pakeliui į konferenciją.

Įsidiekite specialią sistemą

Dokumentų valdymas įmonėje yra daug greitesnis ir sklandesnis, jei naudojama speciali sistema. Kodėl? Nes čia visa informacija struktūruojama, klasifikuojama, tad lengva rasti bet kurį reikiamą failą – tiek potencialaus darbuotojo CV, tiek pasiūlymą partneriams užsienyje.

Rūšiuokite informaciją

Jei manote, kad gaunate akivaizdžiai per daug informacijos, tiesiog pradėkite ją filtruoti. Tam praverčia ir su el. paštu susiejama dokumentų valdymo sistema. Kitas variantas – tiesiog paskirti laiko ir atrinkti visus reikalingus laiškus, atsisakyti neaktualių naujienlaiškių, blokuoti siuntėjus ir panašiai. Tokiu atveju ilgainiui sutaupysite laiko ir dirbsite efektyviau.

Elkitės sistemingai

Kartais chaosas tvyro vien todėl, kad niekas ir nebandė jo paversti tvarka. Įvertinkite, kas vyksta su gaunamais dokumentais – kas juos peržiūri, perduoda kitiems? Ar tai atliekama laiku? Ar visi dokumentai lengvai ir greitai randami, persiunčiami? Jei ne, būtina susikurti nuostatus, kada ir kaip tvarkoma informacija. Pagalvokite apie popierinių ir el. failų apdorojimą – kur juos dėti, kada peržiūrėti, kaip užvadinti, keisti ir panašiai.

Tam, kad dokumentų valdymas įmonėje būtų paprastas ir greitas, tereikia trupučio pastangų. Tačiau jos turi būti nuolatinės – net ir įsidiegus specialią sistemą nereikia pamiršti šio rūpesčio. Atradę tinkamą sprendimą ir jį nuosekliai taikydami, kaipmat pastebėsite, kad ne tik sumažėjo dokumentų, bet ir padaugėjo laiko, atsirado daugiau išteklių.