Kaip sumažinti ofise sunaudojamo popieriaus kiekį ir saugoti aplinką?

Kaip sumažinti ofise sunaudojamo popieriaus kiekį ir saugoti aplinką?

Pradėjus kurti verslą yra būtina žinoti tam tikrus kertinius dalykus. Vienas iš sėkmingo įmonės veikimo kriterijų yra taupumas. Ne paslaptis, kad viena iš dažniausių ir daugiausiai vietos užimančių ofiso prekių yra popierius. Viena iš didžiausių ofiso būtinybių – optimizuoti popierių sunaudojamą dokumentams. Tobula išeitis – pradėti naudoti dokumentų valdymo sistemą. Naudą kurią gali suteikti dokumentų valdymo sistema galima vardinti ilgai ir nuobodžiai, tačiau pagrindinę naudą galima įrodyti vos keliais kertiniais pabrėžimais.


Kai kurie dokumentai privalo likti neatspausdinti ir užimti tik virtualią vietą įmonėje vietoje fizinės. Kad suvaldyti visą virtualių dokumentų kiekį įmonėje yra būtina naudoti dokumentų valdymo sistemas (trumpinys DVS).

Ši sistema dokumentus kategorizuoja ir saugo jų informaciją ir laiko visa tai vienoje vietoje. Dokumentas gali būti atpažįstamas įvairiuose formatuose, nuo tradicinio .doc formato iki vaizdo įrašo ar nuotraukos formato.  Kiekvienas darbuotojas gal turėti lengvą prieigą prie šių dokumentų ir gali juos lengvai surasti, dokumentai nepasimeta. Šis dokumentavimas ypač pagerina darbuotojų darbo susijusio su telemarketingu ar momentiniu darbu reikalaujančiu greičio, kaip klientų aptarnavimas telefonu, kokybę. Taip pat dokumentų valdymo sistema padeda pasiekti žmones nuotoliniu būdu, elektroninio parašo funkcijos galimybė palengvina darbą su įvairiais klientais.

Kokia dokumentų valdymo sistema DVS yra geriausia būtent jums ir jūsų norimam suvaldyti informacijos kiekiui?

Žvelgiant į statistinius duomenis, šioje srityje ne vien Lietuvoje, bet ir visose trijose Baltijos šalyse pirmauja ne viena įmonė, siūlanti IT sprendimus verslui (Pavyzdžiui, Sekasoft.com). Ši dokumentų valdymo sistema yra paprasta naudoti ir suprasti tiek pradedančiajam tiek ir įgudusiam specialistui. Dar labiau supaprastintas veikimo principas leidžia sutaupyti laiko ir skirti jį kitiems, svarbesniems darbams. Ši dokumentų valdymo sistema nereikalauja jokių programavimo įgūdžių. Ši DVS padės valdyti įvairaus tipo dokumentus:

  • Kanceliarinių dokumentų valdymas (sumažins kaštus ir padės dirbti optimizuotai);
  • Sutarčių dokumentų valdymas;
  • Susitikimų/posėdžių valdymas (įvairūs darbotvarkės sprendimai ir priminimai);
  • Pirkimų valdymas (leidžia tvarkyti pirkimo procesus);
  • Projektų dokumentų valdymas;
  • Personalo dokumentų valdymas.