Nuo popierinių iki elektroninių dokumentų: kas, kaip, kodėl?

Nuo popierinių iki elektroninių dokumentų: kas, kaip, kodėl?

Šiais laikais dokumentų valdymo sistemos – darbo našumo ir efektyvumo didinimo garantas. Kuo toliau, tuo dažniau galima pastebėti, kad siekdamos padidinti organizuotumą, įmonės vis dažniau ryžtasi pokyčiams. Dokumentų valdymo sistemų įsidiegimas – tai pirmas žingsnis pereinant nuo popierinių prie elektroninių dokumentų, sako IT sprendimus verslui siūlanti įmonė „Sekasoft“. Kuo tai naudinga įmonės veiklai ir kaip tai prisideda prie darbo efektyvumo stiprinimo? Patirtimi dalinasi įmonės atstovai.

Dokumento formos rengimas

Popierinių dokumentų rengimas ir tvirtinimas yra gana ilgas procesas. Pirmiausia, tenka paruošti šabloną kompiuteriu, atspausdinti  ir pasistengti, kad šie greitai pasiektų atitinkamus asmenis. Problema ta, kad dokumentų rengimas ir derinimas užtrunka nemažai laiko. Ypač jei reikalingi asmenys nepasiekiami konkrečiu metu, o dėl šios priežasties užsitęsia nustatyti laiko terminai. Dokumentų valdymo sistemos, kurias siūlo kompanija „Sekasoft“, leidžia kontroliuoti dokumentų derinimo ir tvirtinimo veiksmus. Ant stalo nesikaupia neužpildytų formų šūsnis, o elektroniniu būdu viskas vyksta gerokai greičiau, o dokumentai pasiekiami iš bet kurios vietos. Taip sutaupomos ne tik popieriaus, bet ir laiko sąnaudos

Dokumentų archyvavimas

Popierinių dokumentų archyvavimui būtinos konkrečios archyvavimo priemonės – segtuvai, įmautės, įsegėlės. Popieriniams dokumentams archyvuoti reikalinga atskira patalpa, dėžės. Šios užima daug papildomos erdvės, kaupia dulkes, o tam, kad būtų galima rasti konkretų dokumentą, reikia nemažai laiko praleisti archyvų patalpose. Tai dar viena priežastis, kodėl vis dažniau organizacijos pereina prie elektroninio dokumentų varianto. Šie kaupiami elektroniniuose archyvuose, yra lengvai pasiekiami iš bet kurios vietos, neužima papildomos biuro erdvės, o paieška sutrumpėja daugiau nei dvigubai. Rasti reikiamą dokumentą galima pasitelkiant kompiuterizuotą paiešką, į paieškos laukelį suvedant raktinius žodžius. Vėlgi, dokumentų valdymo sistemos leidžia efektyviau išnaudoti turimą laiko svarbesnėse srityse.

Prieiga prie dokumentų

Perėjus prie kompiuterizuoto įmonės valdymo taip pat pakinta ir prieigos prie dokumentų galimybės. Šios įgauna visai kitokią valdymo kontrolę, o tai reiškia, kad skaityti tam tikrus dokumentus galės ne bet kas. Kaip tai vyksta? „Sekasoft atstovai“ teigia, kad kompiuterizuojant dokumentus, šie valdomi elektroninių prietaisų pagalba – tai gali būti tiek kompiuteris, tiek mobilus įrenginys. Sistema leidžia riboti dokumento skaitymą ir redagavimą, tad tai apsaugo nuo galimų nesklandumų, o prieiga suteikiama tik nustatytiems asmenims. Tačiau taip pat, tai palengvins darbuotojų informavimą. Dokumentų neprireiks spausdinti ar kopijuoti, o darbuotojus informuoti užteks kelių mygtukų paspaudimų išsiunčiant dokumentą žinute.

Galų gale, perėjimas prie kompiuterizuoto įmonės valdymo yra palanku, nes pasaulis kuo toliau, tuo labiau modernizuojasi. Dokumentų valdymo sistemos įdiegimas – tai žingsnis į ateitį.