Sukurkite produktyvumą įmonėje

Sukurkite produktyvumą įmonėje

Nesvarbu, ar pradedate naują verslą, ar jau įmonė išsiplėtė iki šimto darbuotojų, visos įmonės turi vieną tikslą: kaip produktyviai atlikti užduotis ir siekti savo tikslų ir pelno. Tai gali būti ypač sunku pasiekti, jei jūsų įmonėje vis dar vyrauja popieriniai dokumentai, neturintys sistemos. Tokiu atveju jums būtinas efektyvus dokumentų valdymas.

Elektroniniai dokumentai ir parašai

Norint efektyviau valdyti įmonėje sukuriamus ir gautus dokumentus, verta juos skaitmenizuoti. Tai daryti verta dėl kelių priežasčių:
• nors dokumentų kiekis nesikeis, palengvės jų saugojimas;
• nereikės pirkti didelių spintų, pildyti sandėliuko nereikalingais dokumentais;
• nereikės užsiimti jų naikinimu, užteks tiesiog ištrinti;
• bus lengviau koreguoti elektronines versijas.

Neramu, kad bus sunku išlaikyti šių dokumentų autentiškumą? Tai paprastai galima padaryti pasinaudojus elektroniniu parašu. Jis parodo, kad dokumentas buvo autentifikuotas būtent pasirašiusiojo asmens.

Elektroninių dokumentų valdymas

Su popieriniais dokumentais paprastai būna daug vargo: reikia padėti į tinkamą vietą, kad jie nedingtų, sunku suvaldyti, kad juos priimtų tik jiems prieigą turintys asmenys. Tai daug paprasčiau padaryti turint elektroninius dokumentus. Įdiegus jų valdymo sistemą, galite būti tikri, kad:
• visi reikiami dokumentai bus jiems skirtoje vietoje;
• juos galės pasiekti visi, su jais dirbantys asmenys;
• bus taisoma tik naujausia versija;
• keli asmenys galės taisyti tą patį dokumentą;
• žinosite, kas koregavo dokumentus.

Taigi turint dokumentų valdymo sistemą, paprasčiau kontroliuoti ne tik sukuriamus prašymus, bet ir pasirašomas sutartis, kitus dokumentus.

Sukuriami privalumai

Turint sistemą, dokumentų valdymas tampa daug paprastesnis, kas leidžia įmonei sukaupti savo pajėgumus ties svarbesnėmis užduotimis:
• galite skirti laiko kokybės valdymui, taigi pagerinti savo produktus ar paslaugas;
• galite daugiau laiko skirti pagerinti santykius su klientais;
• galėsite greičiau paruošti tinkamas sutartis su klientais, partneriais ar tiekėjais;
• galite susikoncentruoti į įmonės atmosferos, bendravimo gerinimą.

Geriausia, kad turėdami daugiau laiko darbuotojai galės mažiau nerimauti dėl dokumentų, o labiau kreipti dėmesį į savo karjeros ir įmonės tikslų siekimą. O būtent taip motyvuoti darbuotojai skirs daugiau pastangų verslui.

Sudėtinga dokumentacija, daug popierių – tai smukdo darbuotojų motyvaciją, mažina jų produktyvumą. Todėl rekomenduojama įdiegti dokumentų valdymo sistemą, kuri padėtų paskirstyti jūsų kolegų laiką svarbesnėms užduotims.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *